Séminaire, visite d’un site de production, négociation avec des clients, les voyages d’affaires sont un passage obligé pour nombre d’indépendants ou de salariés. Toutefois, hors de nos frontières, le risque de maladie ou d’accident est omniprésent. Pourquoi souscrire une assurance couvrant les déplacements professionnels à l’étranger de vos collaborateurs ? Est-ce une obligation ? Qui doit s’acquitter de l’assurance voyage professionnel à l’étranger ?
Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel à l’étranger ?
Nombreux sont les travailleurs indépendants ou les entreprises qui doivent aujourd’hui commercer à l’international. Certains collaborateurs peuvent alors être envoyés durant quelques temps en Chine, au Japon ou encore au Royaume-Uni pour négocier ou rencontrer de futurs clients.
Pour que ces voyages d’affaires soient considérés comme des déplacements professionnels, il faut qu’ils remplissent des critères bien précis :
- une durée inférieure à 90 jours consécutifs ;
- un nombre total de jours à l’étranger / en déplacement ne dépassant pas 180 par an ;
- Pas de plus de 120 jours dans le même pays.
Si l’un ou l’autre de ces critères n’est pas respecté, on ne parle plus de déplacement professionnel, mais de détachement ou d’expatriation. Les obligations pour l’employeur sont alors bien différentes.
Déplacement professionnel : quelles sont les obligations de l’employeur ?
Aussi nommé mission, le déplacement professionnel n’est pas quelque chose qui s’improvise. En la matière, l’employeur a même un certain nombre d’obligations. Elles sont au nombre de quatre :
- préparation du déplacement, notamment pour tout ce qui est transport et hébergement ;
- information des collaborateurs quant aux spécificités culturelles, à l’état sanitaire ou encore à la sécurité dans le pays ;
- démarches à effectuer, notamment auprès de la Sécurité Sociale. C’est à l’employeur d’informer cet organisme du déplacement à venir de ses collaborateurs hors de France ;
- souscription à une assurance voyage professionnel pour le personnel partant en mission. L’entreprise a en effet l’obligation de souscrire à un tel contrat. Celui-ci vise à couvrir l’intégralité des éventuelles dépenses de santé de ses collaborateurs pendant le temps de la mission.
Pourquoi souscrire à une assurance voyage professionnel ?
Un voyage professionnel dure plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Durant ce temps, nul n’est à l’abri d’une mauvaise chute, d’une agression ou d’une maladie, en particulier en cas de pandémie. Autant de situations qui peuvent amener vos salariés en mission à consulter un médecin, à devoir passer une radiographie ou encore à se faire hospitaliser.
Plusieurs difficultés peuvent alors se présenter :
- des soins beaucoup plus coûteux qu’en France. C’est par exemple le cas aux Etats-Unis ou au Canada. Une simple consultation chez un médecin généraliste coûte jusqu’à 200 dollars. Dans le cas d’une hospitalisation, la facture peut atteindre plusieurs milliers de dollars. C’est bien pire en cas de rapatriement sanitaire ;
- le remboursement des soins et des frais médicaux par la sécurité sociale est calculé sur la base des tarifs de la sécurité sociale française. Le reste à charge peut rapidement atteindre des sommets, en particulier en cas d’hospitalisation. C’est d’autant plus vrai si la mission se déroule en dehors des frontières européennes, par exemple, en Grande-Bretagne.
La souscription à une assurance voyage professionnel garantit une prise en charge financière des frais de santé à l’étranger le temps de la mission. Sans assurance, un problème de santé peut rapidement se doubler d’une difficulté financière.
Assurance voyage professionnel à l’étranger : qui paie ?
L’employeur doit faire le nécessaire pour garantir la sécurité et la santé de ses collaborateurs en mission à l’étranger. C’est une obligation légale à laquelle il ne peut se soustraire.
De fait, c’est à la structure qui envoie du personnel en mission hors de France de prendre ses responsabilités. Cela implique donc la souscription à une assurance voyage professionnel à l’étranger. Cette même structure doit en supporter seule le coût.
Par ailleurs, la France n’est pas la seule à imposer une telle protection. Un certain nombre de pays n’accordent un droit d’entrée sur leur territoire qu’à la condition d’avoir souscrit à une telle police d’assurance. C’est le cas par exemple de la Chine ou de l’Algérie. Ces pays évitent ainsi à leur système de santé d’assumer les éventuels frais médicaux de vos collaborateurs durant leur déplacement professionnel.
Que couvre cette assurance durant votre voyage d’affaires ?
L’assurance voyage professionnel s’adresse aux :
- indépendants amenés à travailler avec des partenaires à l’étranger, par exemple dans le cadre de séminaires ;
- entreprises dont une partie du personnel doit effectuer des voyages d’affaires.
Chez Assur Travel, cela se traduit concrètement par :
- un remboursement au 1er euro : la prise en charge des frais de santé des membres du personnel hors de France est déclenchée dès le 1er euro dépensé ;
- un plafond des frais médicaux élevé, jusqu’à 10 millions d’euros ;
- des garanties sur mesure pour couvrir la réalité du terrain, notamment dans les pays considérés à risques (accidents de la route, risques naturels, risques épidémiologiques, etc). Par exemple, le Japon enregistre de nombreuses catastrophes naturelles, notamment des tremblements de terre et des typhons. En revanche, au Brésil, les risques sont davantage liés aux maladies (dengue, covid 19, etc), aux attentats et à la circulation routière ;
- une assistance médicale 24/24 h et 7/7 j ;
- une assurance qui couvre vos collaborateurs pendant leur mission, mais également durant quelques jours à titre privé ;
- une souscription sans questionnaire de santé.
